Cet article vous aidera à rendre votre prochain déménagement de bureau aussi fluide que possible. Les déménagements de bureaux et d’entreprises doivent être gérés avec soin, par des déménageurs professionnels ayant une expérience approfondie dans la gestion des inventaires commerciaux, surtout dans une ville comme Lausanne. Notre guide pour la gestion de votre déménagement de bureau couvre chaque étape, de la planification à la reprise des opérations normales.
Alors que les lieux de travail s’adaptent aux perturbations liées à la COVID, les entreprises opèrent des changements tels que l’augmentation des options de travail à domicile ou le déménagement vers de nouveaux locaux.
Les déménagements de bureaux présentent des défis distincts par rapport aux déménagements résidentiels, car ils impliquent généralement un plus grand nombre d’articles, des meubles imposants tels que des tables de conférence, des documents commerciaux sensibles et des exigences de temps spécifiques pour minimiser les interruptions d’activité.
Les déménagements commerciaux impliquent le transport d’une large gamme d’équipements physiques, y compris des imprimantes et des ordinateurs, mais aussi les données de l’entreprise qui doivent être gérées avec précaution, surtout si elles ne sont pas principalement stockées dans le cloud.
D’après notre expérience, les principales considérations des propriétaires ou exploitants d’entreprises qui déménagent sont : le budget, les délais, les processus sécurisés et la minimisation des perturbations dans leurs opérations commerciales.
Nous avons compilé un guide rapide des étapes clés pour assurer une transition en douceur pour votre entreprise et votre personnel si vous prévoyez un déménagement.
1. Définissez vos besoins et établissez le calendrier.
Que votre entreprise se contracte ou s’agrandisse, ou que votre bail ait expiré, il est important d’être clair sur les raisons de votre déménagement. Cela est essentiel pour impliquer votre personnel et garantir que chacun puisse définir ses besoins pendant la relocalisation.
Votre équipe de direction doit définir :
- Budget
- Responsabilité organisationnelle pour divers aspects de la relocalisation
- Gestion des informations liées au déménagement
- Logistique et impacts sur les opérations
- Communications avec les employés
Les grandes entreprises peuvent devoir nommer un comité de déménagement interne, composé de représentants de chaque division ou département, pour interagir avec leur équipe et coordonner des mises à jour régulières. Ces contacts de division veilleront à ce que chaque employé prenne la responsabilité de faire ses bagages, de ranger ses fichiers et ses effets personnels, séparément de l’infrastructure informatique et des meubles.
Les petites entreprises peuvent nommer un chef de projet pour s’assurer que chaque aspect de l’entreprise est prêt pour le transport et une mise en place rapide à l’autre extrémité. Ils devront suivre toutes les étapes décrites ci-dessous, mais espérons-le, à une échelle gérable pour une personne.
Quelle que soit la taille et les besoins de votre entreprise, la préparation du projet est essentielle pour définir des délais réalistes, respecter votre budget, communiquer les changements au personnel et réussir à traverser des changements opérationnels tels que le travail à domicile pendant les jours de transition.
2. Faites l’inventaire et identifiez les sous-projets.
Avant de contacter des déménageurs commerciaux pour des devis et de clarifier si votre budget s’étend au service complet d’emballage, à la couverture du transport de l’inventaire commercial uniquement, ou si vous envisagez une combinaison d’emballage, de transport et de stockage.
Que vous ayez constitué un comité de déménagement ou ayez un chef de projet unique guidant le processus, effectuez une évaluation détaillée de votre inventaire. Une visite physique de l’espace vous permettra d’identifier les articles non immédiatement apparents et toute main-d’œuvre spécialisée nécessaire pour démonter l’équipement ou effectuer des réparations de bureau.
Faites l’inventaire de tous les éléments sur place, y compris :
- Systèmes informatiques et matériel multimédia
- Wi-Fi, systèmes téléphoniques et câblage
- Documents et rapports sensibles
- Signalétique et décor, tels que l’éclairage personnalisé
- Fournitures et équipements, y compris les machines
- Effets personnels de chaque membre du personnel
- Bureaux, chaises et séparateurs d’écran
- Anciens meubles et articles pouvant être donnés, vendus ou jetés
- Articles de cuisine, y compris vaisselle, verres et distributeurs d’eau
Une fois votre inventaire identifié, il doit être documenté en catégories et réparti entre les membres du comité de déménagement pour vérifier d’éventuelles omissions ou modifications. Ce document principal doit être mis à jour et vérifié régulièrement avant le déménagement.
Une fois l’inventaire documenté, passez une deuxième fois dans l’espace, en étiquetant ou marquant les articles à éliminer. Une fois terminé, nettoyez chaque espace des déchets ou des dons, une zone à la fois, et faites marquer chaque élément au fur et à mesure de sa suppression. Faire cela de manière méthodique, sans précipitation, signifie que des éléments ne seront pas jetés par erreur. Une fois votre espace débarrassé, le reste de votre inventaire sera plus facile à voir et à gérer.
Ensuite, faites une dernière promenade dans votre espace, notant les matériaux dont vous pourriez avoir besoin pour l’emballage et en quelle quantité. Si vous utilisez des déménageurs professionnels, ils peuvent vous conseiller sur les fournitures et les livrer sur place. Dans certains cas, des caisses sur mesure peuvent devoir être construites, notamment lorsque l’équipement est de grande valeur et de forme irrégulière.
Cette visite finale vous permettra d’identifier les autres fournisseurs dont vous pourriez avoir besoin, tels que des spécialistes de la cybersécurité, des électriciens ou des nettoyeurs. Il est utile de noter que les données des consommateurs protégées par la législation en Suisse nécessitent que les propriétaires d’entreprise les protègent en tout temps, y compris pendant un déménagement de bureau. Impliquez votre équipe informatique dans la conversation et obtenez leurs conseils sur les mesures nécessaires pour assurer une transition sûre et sans incident.
L’un des sous-projets inclut également la cartographie de votre nouveau plan d’étage. Après avoir obtenu un dessin du plan d’étage, élaborez un plan d’assise et obtenez des commentaires des responsables de département ou de division. Une fois qu’il y a consensus, distribuez-le au personnel pour leurs commentaires et demandes. Si votre déménagement nécessite un nouvel aménagement ou si vous profitez de l’occasion pour acheter de nouveaux meubles, ce sous-projet doit inclure la participation des employés. Les impliquer dans le processus est bon pour le moral et donne à chacun une idée de ce à quoi s’attendre dans le nouvel emplacement.
3. Planifiez votre déménagement.
Maintenant que tous les composants de votre déménagement ont été identifiés, y compris les fournisseurs supplémentaires de vos déménageurs, il est temps de planifier les échéances du déménagement.
Encore une fois, nous recommandons que le calendrier pour chaque aspect de votre déménagement soit documenté de manière calendaire et distribué à votre comité de déménagement pour vérification.
Il devrait inclure :
- Dates des jours d’emballage
- Dates des jours de déménagement
- Timing des communications au personnel
- Avis aux clients
- Décision et calendrier des devis de l’entreprise de déménagement
- Changements de délais de projet
- Gestion du changement d’adresse, y compris en ligne, sur les cartes de visite et le papier à en-tête
- Approbation du plan d’étage
- Commande et installation de nouveaux meubles ou aménagement
- Retour prévu aux opérations normales
Le comité de déménagement peut visiter chacun de ces éléments pour des mises à jour lors de réunions hebdomadaires, ou si vous êtes un chef de projet unique, mettez en place des rappels électroniques dans votre calendrier dans les semaines précédant chaque échéance.
Lorsque votre processus global est établi, il est temps de commencer à envoyer régulièrement des avis détaillés au personnel.
Les fournisseurs, les vendeurs et les clients devraient également être informés suffisamment tôt s’ils seront impactés par votre déménagement. Un courrier électronique direct ou une campagne d’envoi postal peut être votre méthode de communication préférée auprès des clients, tandis que les entreprises en personne, telles que les cafés, peuvent trouver que les médias sociaux et leur site web sont des outils plus efficaces.
Il va sans dire que votre équipe marketing devrait faire partie du comité de déménagement et élaborer son propre plan de communication pour la relocalisation, y compris tout matériel publicitaire communiquant le changement d’adresse. Pour les petites entreprises sans équipe marketing à temps plein, soyez conscient que les modifications Google prennent un certain temps à entrer en vigueur, contactez-les au moins un mois à l’avance.
4. Obtenez des devis et engagez un déménageur.
Avec vos délais et un jour de déménagement réaliste identifié, il est temps de créer une liste restreinte de déménageurs expérimentés, de vérifier leurs références et d’obtenir des devis détaillés. Tous les déménageurs n’ont pas le même engagement envers le service à la clientèle, la sécurité et la conformité, l’expertise ou l’expérience.
Idéalement, trouver un déménageur capable de gérer la livraison de fournitures d’emballage, l’emballage, la caisse, le déménagement et le stockage est préférable à plusieurs fournisseurs aux capacités de coordination différentes. Un service de bout en bout maximise l’efficacité et réduit le risque de retards inutiles.
Lors de l’entretien avec un déménageur présélectionné, posez-leur des questions sur :
- Flexibilité. Peuvent-ils travailler en dehors des heures d’ouverture, ou dans le cas de CARBONIE Déménagement, 24/7/365 ?
- Leur assurance et les exigences en matière de certificat d’assurance, ainsi que la gestion de vos lieux de prise en charge et de dépôt
- Structure des frais et frais supplémentaires, leur processus de tarification et tous frais cachés
- La gamme de services qu’ils offrent et les tiers avec lesquels ils travaillent, y compris en matière d’assurance
- Procédures de service d’emballage
- Références de clients commerciaux précédents
- Options de stockage si vous réduisez la taille. Le fait d’avoir une entreprise combinée de déménagement et de stockage signifie qu’une seule équipe gérer l’inventaire
- Formation du personnel et vérifications des antécédents
- Mesures de santé liées à la COVID
- Conditions générales sur les changements de votre date de déménagement
Assurez-vous également de couvrir les éventuels défis de chargement ou de déchargement et les problèmes d’accès dans votre devis, car cela pourrait affecter les déménageurs qui facturent en fonction du temps.
Une fois que vous avez des devis écrits, votre comité de déménagement prendra probablement une décision sur vos fournisseurs choisis avant que vous ne versiez un acompte.
5. Emballage du bureau
Jusqu’à cette étape, votre déménagement a eu peu d’impact sur vos employés. Une fois que vous commencerez à emballer, cela changera rapidement. Progressez méthodiquement et soigneusement à travers votre calendrier d’emballage, afin de réduire les perturbations des opérations normales dans la mesure du possible.
Le principe principal de l’emballage pour un déménagement commercial est de prioriser les articles à emballer, en commençant par les articles les moins nécessaires au jour le jour et en terminant par l’équipement le plus vital peu de temps avant le déménagement. Cela s’applique à toutes les tailles de déménagement, la confusion étant l’ennemie d’un déménagement sans stress.
Une fois que l’ordre d’emballage est déterminé, le suivi et l’étiquetage deviennent essentiels. Cela signifie qu’une page d’inventaire pour chaque étape du déménagement doit être créée, distribuée et marquée à mesure que chaque section est emballée. Toutes les boîtes doivent être clairement marquées et numérotées pour correspondre aux documents d’inventaire. Chaque meuble et chaque boîte doivent être pris en compte. Des photos peuvent être prises avant de fermer chaque boîte pour faciliter le processus.
Si vous optez pour un service d’emballage avec un déménageur comme CARBONIE Déménagement qui a de l’expérience dans les déménagements d’entreprises à Lausanne, ils travaillent avec vous sur un calendrier d’emballage et des fournitures. Ils parcourront l’espace avec vous à l’avance, prendront des notes sur les articles nécessitant une gestion spécialisée tels que l’informatique, identifierons les articles nécessitant une caisse sur mesure tels que des œuvres d’art de grande valeur ou un équipement spécialisé surdimensionné, et créeront un plan pour la prestation de services.
Les déménageurs professionnels fournissant un service d’emballage peuvent également vous aider à créer un plan d’étage dans votre nouveau bureau et collaborer avec votre équipe de déménageurs pour remonter les meubles et les placer. Ils veilleront à ce que la boîte de chaque employé soit déplacée vers son nouveau bureau pour une arrivée sans heurts le premier jour.
CARBONIE effectue des vérifications d’antécédents sur tout notre personnel et nous utilisons les meilleures pratiques pour l’intégrité de notre entreprise et la confiance de nos clients commerciaux. Nos emballeurs ont géré des déménagements commerciaux pour des petites et moyennes entreprises, des détaillants, des cabinets d’avocats et des restaurants.
Si votre entreprise procède à son propre emballage, l’emballage des objets dans l’espace de bureau doit se dérouler par étapes avec le même niveau de soin pour l’étiquetage et la liste d’inventaire.
6. Un œil sur la destination
Pendant que l’emballage et la planification sont en cours pour le jour du déménagement, contrairement à un déménagement résidentiel, vous avez plus de logistique à gérer à votre nouvel emplacement.
Assurez-vous de prendre contact avec la gestion de votre nouvel immeuble ou de les mettre en relation avec vos déménageurs pour vous assurer que les exigences en matière d’assurance, d’accès comme les réservations d’ascenseurs, les restrictions de quai de chargement et le nettoyage préalable au déménagement sont discutées avant l’arrivée de votre inventaire.
Il doit y avoir un contact régulier avec la nouvelle gestion de l’immeuble pour confirmer que toutes les dispositions suivent le calendrier et ont été confirmées. Tout retard pourrait avoir des conséquences coûteuses pour vos déménageurs et autres fournisseurs, alors assurez-vous d’avoir une personne responsable désignée pour gérer et signaler les mises à jour sur cette partie du processus.
Si vous aménagez votre nouvel emplacement ou achetez de nouveaux meubles et équipements avant le déménagement, assurez-vous qu’un membre de votre personnel est sur place pour gérer la livraison et l’installation. Si un concepteur a été engagé pour superviser ce processus, assurez-vous de le rencontrer sur place pour discuter de toutes les questions et confirmer les arrangements finaux.
Votre comité de déménagement devrait avoir identifié tous les services publics et services tels que les fournisseurs de Wi-Fi et de téléphonie qui doivent être configurés avant votre arrivée. Ils peuvent également avoir besoin de nouveaux badges de sécurité ou de dispositions de sécurité temporaires mises en place pour le premier jour où votre personnel arrive à leur nouvel emplacement. C’est une autre occasion de fournir à vos employés une mise à jour, y compris les détails dont ils auront besoin pour entrer dans le bâtiment le premier jour.
7. Jour du déménagement
Idéalement, tout votre personnel devrait être hors site le jour du déménagement, à l’exception de vos superviseurs de déménagement.
Vos superviseurs de déménagement répondront à toutes les questions de dernière minute, surveilleront les progrès et coordonnent les membres du personnel qui doivent être présents lors du chargement et du déchargement des camions de déménagement. Nous vous recommandons d’avoir au moins un superviseur à chaque emplacement, surtout en cas de déménagement de nuit ou dans un délai serré.
Si vous utilisez des déménageurs professionnels, ils vous alertent en route vers votre emplacement et géreront le stationnement des véhicules dans la baie de chargement ou à l’extérieur du bâtiment. Une fois arrivés, ils confirment le plan de chargement avec vous, y compris toute demande spéciale, avant de commencer le travail.
À mesure que chaque boîte est chargée sur un chariot pour être transportée vers le véhicule, elle sera marquée sur votre liste principale d’inventaire. Il en va de même pour tous les autres articles, y compris les meubles.
Vos déménageurs peuvent avoir besoin de communiquer avec la gestion du bâtiment, d’autres locataires du bâtiment, de répondre aux questions de membres de l’équipe hors site ou d’effectuer votre déménagement de manière sans contact, et de vous appeler ou de vous envoyer une vidéo à des intervalles clés.
Une fois les véhicules chargés, le superviseur principal sera invité à approuver les documents de départ de la société de déménagement avant de pouvoir partir. Vous aurez une heure estimée d’arrivée pour le début du déchargement à votre nouvel emplacement.
À votre arrivée dans votre nouveau bureau, ils suivront le plan d’étage qui leur a été fourni pour le placement des meubles et des boîtes. Un superviseur de déménagement à cet emplacement peut gérer tout problème et marquer l’inventaire à mesure que les articles arrivent dans le bureau.
Une fois que les déménageurs ont terminé le déchargement, les documents finaux devront être signés, confirmant la réception de vos articles. Il est possible de donner un pourboire électroniquement à cette étape.
Maintenant, après avoir soigneusement priorisé vos articles et vos boîtes, vous pouvez commencer le déballage par ordre de priorité et faire entrer les départements clés tels que l’informatique pour commencer leur travail de configuration.
Nous conclurons en vous invitant à prendre un moment pour apprécier cette étape importante de votre entreprise. Peu importe la raison de votre déménagement, prévoyez un « accueil » et une courte célébration, comme une pause café pour tout le personnel, où vous pourrez également faire des annonces pertinentes et marquer le début de votre nouveau chapitre.
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